A. Pengorganisasian struktur manajemen
Pengertian struktur organisasi
Struktur adalah cara
sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya
minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Jadi, Struktur Organisasi
adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada
pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Ada
enam elemen kunci yang harus diperhatikan oleh para manajer saat mendesain
struktur, yaitu :
- Spesialisasi pekerjaan
- Departementalisasi
- Rantai komando
- Rentang kendali
- Sentralisasi dan Desentralisasi
- Formalisasi
Pengorganisasian
sebagai fungsi dari manajemen
a. Struktur formal
: struktur sosial yang diakui oleh pihak yang berwenang dengan ketetapan hukum.
Misalnya koperasi, PT, CV, Struktur pemerintahan, dan sebagainya. Keunggulan
struktur/bagan organisasi seperti ini biasanya meliputi aspek-aspek berikut:
- Pembagian kerja
- Pengawas hubungan
- Saluran komunikasi
- Adanya beberapa sub-unit besar dalam organisasi tersebut, serta ada
- Tingkat manajemennya.
Kelemahan
dari struktur organisasi formal adalah segala sesuatunya harus diatur sesuai
dengan formalitas yang ada, dan biasanya jika organisasi berkembang semakin
besar akan ada banyak hambatan birokrasi didalamnya.
b. Struktur informal
: struktur sosial yang nyata ada dan berfungsi, tetapi tidak diakui oleh pihak
yang berwenang. Misalnya adat-istiadat, penggunaan pola bahasa “gaul”, dan
sebagainya. Adapun potensi keuntungan dari struktur informal ini diantaranya
adalah:
- Membantu orang menyelesaikan pekerjaan mereka
- Mengatasi batas-batas struktur formal
- Mendapatkan akses ke jaringan interpersonal
- Dapat pelajaran informal
Sedangkan kerugiannya bisa terjadi over-laping
jika anggota dalam organisasi tersebut tidak bisa menempatkan tugas semestinya
atau tanggungjawabnya, seperti:
- Kemungkinan bekerja melawan kepentingan terbaik dari seluruh organisasi.
- Kerentanan terhadap rumor/issue
- Adanya kemungkinan untuk membawa informasi yang kurang akurat
- Susah jika nantinya diajak untuk berubah
- Akan ada banyak pengalihan upaya kerja dari tujuan yang penting
- Merasa keterasingan jika ada orang luar yang masuk dalam organisasi tersebut.
Contoh
struktur organisasi dari suatu perusahaan
1. Presiden Direktur
Dalam sebuah perusahaan, Presiden Direktur adalah
pemilik dan pemimpin utama suatu perusahaan.
2. Direktur
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Presiden Direktur dan membawahi Wakil Direktur, Kepala Bagian
Administrasi dan Keuangan, Serta Kasir Pemasaran. Tugas Direktur adalah
Mengelola dan mengoprasikan kekayaan/asset perusahaan sesua dengan kebjakan
yang telah digariskan oleh Presiden Direktur, Merumuskan kebijakan opersional
perusahan berdasarkan kebijakan umum yang telah digariskan oleh Presiden
Direktur, Mengendalikan seluruh sumberdaya manusia dan perangkat organisasi
dalam upaya tercapanya pelayanan umum yang efisien, dan melaksanakan koordinasi
sebaik-baiknya dengan instalansi pemerintahan dan swasta terkait.
3. Wakil Direktur
Dalam sebuah perusahaan dia betanggung jawab kepada
Direktur. Tugasnya adalah Membantu direktur dalam pembinaan disiplin pegawai,
Memimpin mobilisasi pegawai dalam pelaksanaan kegiatan umum yang menyangkut
kebersihan, kerapian areal dan perawatan/ perbaikan instalasi usaha,
Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya dan diatas perintah
atasan.
4. Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Direktur. Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan membawahi Kepala Sub
Bagian Akunting, Kepala Sub Bagian Personalia, serta Kepala Sub Bagian Rumah
Tangga dan Perlengkapan. Tugasnya adalah Mengkordinasikan dan mengendalikan
pelaksanaan verifikasi data/lainya menyangkut keuangan dan anggaran
laporan operasional dar bidang lainnya yang menyangkut keuangan dan anggaran,
Mengkoordinasikan pelaksanaan program kepegawaian, mengembangkan mutu dan
keterampilan pegawai sesua dengan kebijakan yang telah ditetapkan
5. Kepala Sub Bagian Akunting
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan. Tugasnya adalah Melaksanakan
pencatatan/pembukaan secara lengkap atas segala transaksi yang mempengaruhi
harta dan kewajiban perusahaan secara sistematis dan sesuai dengan manual
akuntansi yang telah ditetapkan, dan Memeriksa kelengkapan dan sahnya pembuatan
bukti penerimaan dan pengeluaran kas berikut lampiranya.
6. Kasir
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Bagan Administrasi dan Keuangan. Tugasnya adalah Melaksanakan
penerimaan, penyimpangan dan pengeluaran yang sesuai dengan ketentuan dan
kebijakan yang telah digariskan, Menyetor seluruh hasil tagihan secara lengkap
kepada bank dan perusahaan sesuai dengan ketentuan, mengatur dan
menyimpan penyediaan kas untuk keperluan kegiatan sehari-hari.
7. Kepala Sub Bagian Personalia
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan. Tugasnya adalah Menyelenggarakan
administrasi kepegawaian, menghimpun dan menyimpan data pegawai,
Memonitor kehadiran pegawai dengan membuat daftar hadir, kegiatan dinas
luar, . Menyiapkan bahan berupa data dan konduite pegawai dalam rangka
pengusulan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian pegawai, Menghitung, menyusun
dan memeriksa kebenaran atas daftar gaji/upah lembur dan pembayaran jenis
lainnya untuk disetujui atasan.
8. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab kepada
Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan. Tugasnya adalah Mengatur dan mengawasi
penggunaan peralatan kerja, melaksanakan pemeliharaan dan perawatan secara
rutin dan berkesinambungan, Mengatur dan mengendalikan penggunaan kendaraan
operasional untuk kepentingan perusahaan, menyusun program
pemeliharaan/perawatan kendaraan secara berkesinambungan agar kondisi selalu
siap dipakai, Menyiapkan keperluan rapat-rapat atau acara lainnya yang
diperlukan bagi kepentingan perusahaan.
9. Kepala Seksi Produksi
Dalam sebuah perusahan dia bertanggung jawab kepada
Direktur dan membawahi Kepala Subsie Penangkapan Ikan, Kepala Sub Teknik.
Tugasnya adalah Mengkoordinasikan penyusunan rencana operasional dan program
pemeliharaan/perawatan, pembangunan/investasi sarana dan prasarana yang berada
di perusahaan, Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasional dan
perawatan
kapal agar senantiasa siap pakai dan berjalan lancar,
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perbaikan dan perawatan sarana dan
prasarana agar tetap optimal dalam mendukung kegiatan operasional usaha.
10. Kepala Subsie Penangkapan Ikan
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Seksi Produksi. Tugasnya adalah Membuat jadwal keberangkatan
kapal penangkapan ikan, Membuat jadwal keberangkatan kapal penangkapan ikan,
Menyiapkan pembekalan bahan dan alat perikanan (BAP) untuk kapal yang akan
dioperasionalkan.
11. Kepala Subsi Teknik
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Subsi Teknik. Tugasnya adalah Mengatur penempatan kapal-kapal di
dermaga/jetty dan melakukan perbaikan dan pemeliharaan instalansinya,
Melaksanakan perbaikan dan perawatan jalan dan area, Menyiapkan pemakaian dan
perawatan instalansi listrik, air dan komunikasi
yang efektif dan efisien.
12. Kepala Seksi Pemasaran
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Direktur dan membawahi Kepala Seksi Pemasaran, Kasub Seksi Penjualan
Ikan Lokal dan Eksport, . Kasub Seksi Handling Mutu dan Kebersihan, Kasub Seksi
Penjualan BAP dan Jasa. Tugasnya adalah Mengkoordinasikan penyusunan rencana
dan pelaksanaan pemasaran ikan, BAP dan jasa secara cermat sehingga
memberikan nilai yang lebih besar kepada perusahaan, Mengkoordinasi dan
mengendalikan unit kerja secara baik sehingga unitunit pada jajaran pemasaran
berada pada kondisi siap tugas dan kompak.
13. Ka Subsie Sorfasi, Garding dan Penimbangan
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Seksi Pemasaran. Tugasnya adalah Menghunjuk, mengawasi dan
memberi petugas sortasi, grading dan penimbangan dalam jumlah dan tingkat
keterampilan yang tepat, Membuat sistem, alat dan bahan yang cukup untuk
memperlancar pelaksanaan tugas, Mengawasi aliran ikan dari mulai sortasi,
grading sampai pada proses penjualan.
14. Kasub Seksi Penjualan Ikan Lokal dan Ekspor
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Sub Pemasaran. Tugasnya adalah Melakukan monitoring harga ikan di
Gabion, Medan, Malaysia serta tempat lain yang dinilai mempengaruhi pasar di
Gabion, Menetapkan strategi penjualan ikan, penetapan kuota eksport/import
penetapan tunai dan kredit bagi pembeli, Menetapkan harga penjualan ikan,
menurut jenis dan gradenya, Mengawasi dan mengendalikan pembayaran tunai dan
kredit dengan administrasi yang otentik.
15. Kepala Subsie Handling, Mutu dan Kebersihan
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Seksi Pemasaran. Tugasnya adalah Menyiapkan bahan-bahan yang
diperlukan dalam penanganan, peningkatan dan penjagaan mutu ikan dalam jumlah
yang tepat. Untuk itu agar melakukan koordinasi dengan sub seksi penjualan
BAP dan jasa, Menyiapkan peralatan yang digunakan untuk penanganan pengepakan
ikan dalam keadaan baik, bersih, dan cukup.
16. Kepala Subsie Penjualan BAP dan Jasa
Dalam sebuah perusahaan dia bertanggung jawab
kepada Kepala Seksi Pemasaran. Tugasnya adalah Melaksanakan penjualan bahan dan
alat perikanan serta jasa kepada konsumen/pembeli secara tunai dan kredit,
membuat dokumen penjualan yang otentik menyetorkannya/melaporkannya kepada
kasir, Menyusun anggaran belanja pada unit kerjanya dan melaksanakan secara
efektif dan efisien.
Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen
departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
Dengan struktur fungsional, organisasi
membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang,
memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi
mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi,
pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer
divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat. Pembagian divisi pada
umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan.
Struktur fungsional mengelompokkan
fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan
organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama.
Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu:
produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.
Manfaat
Struktur Divisional :
a.
Cepat tanggap, fleksibilitas pada
lingkungan yang tidak stabil
b.
Memperhatikan kebutuhan konsumen
c.
Koordinasi yang luar biasa lintas
departemen fungsional
d.
Pembebanan tanggung jawab yang
jelas bagi permasalahan produk
e.
Penekanan terhadap keseluruhan
produk dan tujuan divisional
f.
Pengembangan keterampilan
manajemen umum
Potensi keuntungan struktur divisi:
- Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan
- Peningkatan koordinasi
- Poin tanggung jawabnya jelas
- Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah
- Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.
Potensi kerugian struktur divisi:
- Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi
- Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi
- Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.
Kerugian dari struktur fungsional dan struktur divisional
Kerugian
Struktur Fungsional :
Ø Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk
Ø Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan
inovasi
Ø Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
Ø Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
Ø Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
Ø Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
Struktur
Divisional
▲ Menggunakan sumberdaya kurang
efisien
▲ Supervisi lebih sulit dilakukan,
▲ Mengutamakan tujuan divisi
daripada tujuan keseluruhan,
▲ Memicu persaingan yang tidak
sehat untuk memperebutkan sumberdaya perusahaan,
▲ Ada potensi kebijakan yang tidak
konsisten antaradivisi,
▲ Peningkatan biaya karena
duplikasi fungsi,
▲ Sulit untuk memelihara citra
perusahaan secara keseluruhan.
B. Actuating dalam manajemen
Pengertian
actuating dalam manajemen
Actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh
orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan
sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar.
Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental
dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu
sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai
terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan
semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha
perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output
konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas
yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan
tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam
penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi
untuk mengerjakan sesuatu jika :
a. merasa yakin akan mampu
mengerjakan,
b. yakin bahwa pekerjaan
tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
c. tidak sedang dibebani oleh
problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,
d. tugas tersebut merupakan
kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
e. hubungan antar teman dalam
organisasi tersebut harmonis
Pentingnya actuating
dalam manajemen
Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental
dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu
sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai
terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah
ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa
usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan
ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi
aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu
maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan
action.
Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan
yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan
pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan
seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas.
Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi
dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas,
fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai
visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
Prinsip actuating dalam
manajemen
PRINSIP-PRINSIP
PENGARAKAN
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar
manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti
dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks
karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang
berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh
karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada
beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip
mengarah pada tujuan
Tujuan
pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin
efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap
usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam
melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari
factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang
cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan
serta kemampuan bawahan.
b. Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang
bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan
tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai
pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi
oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong
orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang
kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada
saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Prinsip
kesatuan komando
Prinsip
kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung
jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam
melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja,
maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin
besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara
pengarahan
Pada
umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar
mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang
dari prinsip-prinsip di muka.
Adapun
cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
1.
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar
supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan
kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan
pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah
menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah
yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab
lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini
perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan
perananya.
Informasi
yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :
1.
Tugas itu sendiri
2.
Tugas lain yang ada hubungannya
3.
Ruang lingkup tugas
4.
Tujuan dari tugas
5.
Delegasi wewenang
6.
Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7.
Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.
2.
Perintah
Perintah
merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya
untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau
dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah
tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang
lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :
a.
Perintah umum dan khusus
Penggunaan
perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk
meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum
memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.
b.
Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan
bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus
diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan
kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari
adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan
walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya
diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.
c.
Perintah formal dan informal
Perintah
formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan
tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah
informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan
ajakan.
Contoh
perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:
“apakah
tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.
“marilah
kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah
formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel
dibandingkan dengan perintah informal.
3.
Delegasi wewenang
Pendelegasian
wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam
pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang
dimilikinya kepada bawahan.
Kesulitan-kesulitan
akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas,
misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan
keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan.
Sebagai
contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan
pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan
menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini
dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.
Setelah
perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya
yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan
mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan
sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan
penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama
diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai
secara efektif dan efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi
manajemen melalui bagan dibawah ini :
1. Penentuan
Masalah
2. Penetapan
Tujuan
3. Penetapan
Tugas dan sumber daya penunjang
4. Menggerakan
dan Mengarahkan
5. Memiliki
Keberhasilan SDM
Pentingnya
mencapai actuating managerial yang efektif
Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang
efisien, dalam bidang management, diantaranya:
a. Usaha
agar orang-orang merasa dirinya penting
b. Usahakanlah
untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu
c. Usahakan
agar saudara menjadi pendengar yang baik
d. Hindarkan
timbulnya perdebatan-perdebatan.
e. Hormatilah
perasaan orang lain.
f. Gunakanlah
pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.
g. Janganlah
berusaha untuk mendominir.
h. Ingatlah
bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.
i. Praktekanlah
management partisipatif
j. Berikanlah
perintah-perintah jelas dan lengkap
k. Gunakanlah
instruksi-instruksi
l. Selenggarakan
pengawasan (supervisi) yang efektif.
Sumber :
Suyanto,
M. (2007) Strategic Management Global Most Admired Companies. Yogyakarta:
Andi Offset
http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt